የንግድ ደብዳቤ መጻጻፍ በተለይም ለአቅራቢው ወደ ደብዳቤዎች በሚመጣበት ጊዜ ምግብን ይጠይቃል ፣ ምክንያቱም የይግባኝ ምክንያት በእሱ ብቻ ሳይሆን በድርጅትዎ በኩልም ግዴታዎችን አለመወጣት ሊሆን ይችላል ፡፡
መመሪያዎች
ደረጃ 1
ዕቃዎችን ከእሱ ለማዘዝ በማሰብ አቅራቢን ሲያነጋግሩ ይህ የመጀመሪያዎት ከሆነ የድርጅቱን መደበኛ የመላኪያ መጠየቂያ ቅጽ ይጠቀሙ። ይህ መግለጫ በኤሌክትሮኒክ መንገድ በድርጅቱ ድር ጣቢያ ላይ ካልተለጠፈ ደብዳቤውን በነፃ ዘይቤ ይፃፉ ፡፡
ደረጃ 2
በርካታ ዓይነቶችን በተለያዩ መጠኖች ለማዘዝ ከሆነ ትዕዛዙን አስፈላጊ ከሆነ የምርቱን ስም ፣ መጣጥፉን ፣ ቀለሙን በሚገልጽ ሠንጠረዥ መልክ ያቅርቡ ፡፡ የታዘዙትን ዕቃዎች የመክፈል ግዴታዎችን ይጻፉ ፣ ለአቅራቢው የድርጅትዎን ዝርዝር መረጃ ይስጡ ፣ በእነዚህ መረጃዎች ላይ በመመርኮዝ አቅራቢው ውል ያወጣል ፡፡ በደብዳቤው መጨረሻ ላይ ለተጨማሪ የጋራ ተጠቃሚነት ትብብር ያለዎትን ተስፋ ይግለጹ ፡፡
ደረጃ 3
ለአቅራቢው የላከው ደብዳቤ የውል ግዴታዎቹን በአግባቡ አለመፈጸሙን ፣ ሸቀጣ ሸቀጦችን ወይም ሸቀጣ ሸቀጦችን ዘግይቶም ቢሆን ጥራት ፣ ደረጃ ወይም ዓይነት ካቀረቡ ፣ “በዚህ ደብዳቤ እናሳውቅዎታለን …” የሚሉትን ሀረጎች ይጠቀሙ ፣ እኛ እናሳውቅዎታለን.. የተላከውን እቃ መቀበል የማይችሉበትን ምክንያት በግልጽ ይግለጹ። ምን ያህል ክፍሎች እና አቅራቢው ምን ዓይነት ዕቃዎች ሊልክልዎት እንደሚገባ የሚያመለክተውን ውል ወይም የውል-ማመልከቻን ይመልከቱ። በዚህ ጊዜ አቅራቢው ስህተቱን ለማረም ቀላል ይሆንለታል ፡፡
ደረጃ 4
ደብዳቤዎ በውሉ በተደነገገው የጊዜ ገደብ ውስጥ ሸቀጦቹን የመክፈል አለመቻልን የሚመለከት ከሆነ ለአቅራቢው በጣም ገር በሆነ ፣ ግን በተመሳሳይ ጊዜ ፣ በይፋ ቅጽ ያሳውቁ ፡፡ ሀረጎችን ይጠቀሙ “ለክፍያ መዘግየት ይቅርታ እንጠይቃለን …” ፣ “በወቅታዊ ሁኔታዎች ምክንያት ሂሳቦቹን ከዚህ በፊት መክፈል አንችልም …”።
ደረጃ 5
ዕዳውን ለእሱ ለመክፈል ሲፈልጉ በትክክል ለባልደረባው ይንገሩ ፣ እና ይህ ግዴታ በድርጅትዎ መሟላቱን ያረጋግጣል። በደብዳቤው መጨረሻ ላይ ይህ ትዕይንት በረጅም ጊዜ አጋርነትዎ ላይ ተጽዕኖ እንደማይኖረው ተስፋዎን ይግለጹ ፡፡
