የቢሮ ሥራ - በ GOST R 51141-98 የቢሮ ሥራ እና መዝገብ ቤት ንግድ በተደነገገው በዚህ ልዩ ድርጅት ውስጥ ለማኔጅመንት ከሰነዶች እና ከሰነድ ድጋፍ ጋር መሥራት ፡፡ ውሎች እና ትርጓሜዎች”፡፡ የቢሮ ሥራ አደረጃጀት በድርጅቱ ወቅታዊ ተግባራት ውስጥ ገቢዎችን, ወጪዎችን እና ውስጣዊ ሰነዶችን የመመዝገብ, የማከማቸት እና የመጠቀም አደረጃጀት ነው.
መመሪያዎች
ደረጃ 1
የቢሮ ሥራን ሲያደራጁ የድርጅትዎ ፣ የድርጅትዎ ፣ በጂኦግራፊያዊ ርቀው የሚገኙ ክፍሎች ወይም ቅርንጫፎች መሆንዎን ይወስኑ ፣ ይህንን እውነታ ከግምት ውስጥ ያስገቡ እና ከእነዚህ ክፍሎች ጋር መስተጋብር ለመፍጠር የሚያስችል ዘዴ ያቅርቡ ፡፡ በምዝገባ ወቅት እና በወረቀት ሥራ ወቅት ችግሮችን ለማስወገድ በውስጣቸው ያለው የቢሮ ሥራ ሥርዓት ከዋናው መስሪያ ቤት ጋር ተመሳሳይ መሆን አለበት ፡፡
ደረጃ 2
ከነባር የቢሮ ዓይነቶች የትኛውን እንደሚጠቀሙ ያስቡ-የተማከለ ፣ የተደባለቀ ወይም ያልተማከለ ፡፡ የእነሱ ምርጫ የሚወሰነው በድርጅቱ መዋቅር (በጂኦግራፊያዊ ርቀት ንዑስ ክፍሎች ይኑረው) እና በቢሮው አስተዳደር አገልግሎት ቴክኒካዊ መሳሪያዎች ነው ፡፡ ይህ አገልግሎት በቁጥር አነስተኛ ከሆነ እና በቴክኒካዊ ደረጃ ካልተሰጠ ታዲያ የእሱ ተግባራት ክፍል ወደ ንዑስ ክፍል ተላል isል ፡፡ በዚህ ሁኔታ የተደባለቀ የቢሮ ሥራ ይከናወናል ፡፡ ይህ አገልግሎት ሁሉንም አስፈላጊ ሠራተኞች ፣ ሃርድዌር እና ሶፍትዌሮች የታጠቀ ከሆነ ይህ የመዝገብ ቅፅ መልክ ማዕከላዊ ይሆናል ፡፡
ደረጃ 3
በእያንዳንዱ የመዋቅር ክፍል ውስጥ የቢሮ ሥራን የሚያከናውን ልዩ የሠራተኛ ክፍል ይምረጡ ፡፡ ይህ የማይቻል ከሆነ ዋና የሥራ ግዴታዎቹን አፈፃፀም ከፀሐፊ ተግባር ጋር የሚያገናኝ ሌላ ሠራተኛ ይሾሙ ፡፡
ደረጃ 4
የጉብኝቶችን ቁጥር እና ስያሜ ይወስኑ ፣ ይህም ሁሉንም ገቢ ፣ ወጪ እና ውስጣዊ ሰነዶችን ያጠቃልላል ፡፡ እነዚህ ከከፍተኛ (ወላጅ) ድርጅት ሰነዶች ከሆኑ እንግዲያውስ ለጉዳዩ እንዲቀርቡ ይደረጋል ፡፡ የበታች ድርጅቶች ሰነዶች ከእነሱ ጋር የሥራ ኃላፊ ለሆኑት ምክትል ኃላፊ ከግምት እንዲገቡ መቅረብ አለባቸው ፡፡ በዚህ መሠረት የዜጎች አቤቱታ ከህዝቡ ጋር አብሮ የመስራት ኃላፊነት በአደራ ለተሰጠው ምክትል ተጠሪ ነው ፡፡
ደረጃ 5
የተላላኪዎችን ክበብ ከለዩ ወዲያውኑ ይህ ሰነድ የትኛውን ዘጋቢ ቡድን እንደሚለይ ለመለየት የሚያስችል ክላሲፋየር ይፍጠሩ ፡፡ ለምሳሌ ለመንግስት ኤጀንሲዎች ኮድ 01 ይመድቡ ፣ ከፍ ካለ ድርጅት ለሚመጡ ደብዳቤዎች - ኮድ 02 ፣ ለአቅራቢዎች - ኮድ 03 ፣ ለደንበኞች - ኮድ 04 ፣ ወዘተ ፡፡ ይህ በድርጅቱ ውስጥ የሰነዶችን ፍሰት ለማቀላጠፍ ይረዳል ፡፡
ደረጃ 6
የሰነዱ ስርጭት በምን ዓይነት መልኩ እንደሚከናወን ይወስኑ - በመጽሔት ወይም በካርድ ውስጥ ፡፡ ሁለቱም ቅጾች ለኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር በልዩ ፕሮግራሞች ውስጥ ይተገበራሉ ፡፡ እንደዚህ ዓይነቱን ፕሮግራም ገና መግዛት ካልቻሉ የኤሌክትሮኒክ ሰነድ ምዝገባ መጽሔቶችን ይጠቀሙ ፣ በ Excel ውስጥ ሊዘጋጁ ይችላሉ።
