በድርጅቱ የተጠናቀቁት የኮንትራቶች ማከማቻ ሁኔታዎች በኢንዱስትሪ ደረጃዎች እና ደንቦች ቁጥጥር የማይደረግባቸው ስለሆነም ጥፋታቸውን ለማስወገድ እና ትክክለኛውን ማከማቻ እና ሂሳብ እንዴት ማደራጀት እንደሚቻል ጥያቄው ብዙውን ጊዜ ይነሳል ፡፡ ለዚህ ጉዳይ በጣም ምክንያታዊ የሆነው መፍትሔ የእነዚህን ሰነዶች ዝግጅት ፣ ማጠቃለያ እና ማከማቸት የአሠራር ሂደት የሚደነግግ የአንድ የተወሰነ ድርጅት የኮርፖሬት ሥራ ማውጣት ነው ፡፡
መመሪያዎች
ደረጃ 1
ኩባንያዎ ከሶስተኛ ወገን ድርጅቶች ጋር ብዙ የሚሠራ ከሆነ እና የተጠናቀቁት የውል ስምምነቶች ቁጥር ከፍተኛ ከሆነ ማከማቸታቸውን ለቢሮ ወይም ለቢሮው ክፍል በአደራ መስጠቱ ትርጉም ይሰጣል ፡፡ በጭንቅላቱ የተፈረሙ እና በኮንትራክተሮች የተላኩ ሰነዶች በሙሉ የሚመዘገቡት በቢሮው ውስጥ ስለሆነ ይህ በጣም ምቹ ነው ፡፡ የተተገበረው ውል ከተመዘገበ በኋላ የጽ / ቤቱ ሠራተኞች የሚፈለጉትን የቅጂዎች ብዛት በማዘጋጀት ለኃላፊዎቹ አስፈፃሚዎች በማሰራጨት የሰነዶቹንም ዋናዎች በተለየ በተመደበ ቦታ ማስቀመጥ አለባቸው ፡፡
ደረጃ 2
ኩባንያዎ ትንሽ ከሆነ እና የሃይማኖት ክፍል ፣ እንዲሁም ኃላፊነት ያለው ጸሐፊ ከሌልዎ በጣም አስፈላጊ ግን ብዙም ጥቅም ላይ የማይውሉ ኮንትራቶች ፣ ለምሳሌ ለሪል እስቴት ኪራይ ወይም ግዢ ፣ በሕጋዊ ክፍል ውስጥ መቆየቱ ምክንያታዊ ነው የኩባንያው ዋና እና ህጋዊ ሰነዶች ፡፡ በእነሱ ላይ ስሌቶችን የሚያደርገው የሂሳብ ክፍል የእነዚህን ኮንትራቶች ቅጅ ማቅረብ አለበት ፡፡ በዚያው ቦታ ፣ በሂሳብ ክፍል ውስጥ የመኖርያ ፣ የክፍያ ውሎች ወይም የማያቋርጥ ወቅታዊ ክፍያዎች (የፍጆታ ክፍያዎች ፣ መገናኛዎች) ቁጥጥር የሚጠይቁ እንደ ዋና የሂሳብ ሰነዶች ዓይነቶች አንዱ የሥራ አቅርቦት ፣ አገልግሎቶች እና የሥራ አፈፃፀም ማከማቸት እና ኮንትራቶች
ደረጃ 3
ያም ሆነ ይህ ሁሉም ኮንትራቶች የራሳቸው ፣ የውስጥ ምዝገባ ሊኖራቸው ይገባል ፣ እና እያንዳንዳቸው በኤሌክትሮኒክ የኮንትራት መዝገብ ውስጥ የሚገቡበትን ቁጥር መመደብ አለባቸው ፡፡ ይህ ምዝግብ ማስታወሻ በኤክሴል ሉሆች ውስጥ ሊከናወን ይችላል። ከኤሌክትሮኒክ መጽሔት በተጨማሪ የእነዚህ ስምምነቶች መሰጠት በወረቀት ላይ የተመሠረተ መዝገብ መያዙ አስፈላጊ ነው ፣ ይህም የስምምነቱን ኦሪጅ መቼ እና መቼ ከኃላፊ አስፈፃሚዎች ጋር ለማን እንደተሰጠ ያሳያል ፡፡ ይህ መጽሔት ለኃላፊው አስፈፃሚ ፊርማ መስኮች ሊኖረው ይገባል ፣ ይህም ለዋስትና ጥበቃ ውሉን መቀበል እና ማድረሱን ያረጋግጣል ፡፡
ደረጃ 4
ኮንትራቶችን የማዘጋጀት ፣ የማጠቃለያ እና የማከማቸት አሠራር በተመለከተ በደንቡ ውስጥ ከኮንትራቶች ጋር አብሮ መሥራት የሚቻልበትን መንገድ ይግለጹ እና በድርጅቱ ኃላፊ ያፀድቃሉ ፡፡
