እያንዳንዱ ድርጅት ሁሉንም የንግድ ልውውጦች መከታተል አለበት። እንደ ደንቡ ፣ ማንኛውም እንቅስቃሴዎች የሂሳብ አያያዝ በሆኑት በድጋፍ ሰነዶች ይዘጋጃሉ ፡፡ የሂሳብ አያያዝን መሠረት ያደረገ በእንደዚህ ዓይነት ሰነዶች ላይ የተመሠረተ ነው ፡፡ በአጠቃላይ የሂሳብ ሰነዶች ምንድን ናቸው እና ለምን ተፈለገ?
ሁሉም የሂሳብ ሰነዶች በተዋቀሩ ቅጾች ማለትም በሕግ በተቋቋሙ ቅጾች ላይ ተቀርፀዋል ፡፡ ቅጹ በከፍተኛ ባለሥልጣናት ካልተሰጠ ሰነዶቹ በማንኛውም መልኩ ተዘጋጅተዋል ፡፡ የሂሳብ አያያዝ ሰነዶች የግድ የግድ ስሙን ፣ የተጠናቀረበትን ቀን ፣ የድርጅቱን ዝርዝር ፣ የሥራውን ይዘት ፣ የሠራተኞችን የሥራ መደቦች ስሞች እና ፊርማዎች መያዝ አለባቸው ፡፡
የሂሳብ ሰነዶች ይዘት በድርጅቱ የተከናወኑትን የንግድ ሥራዎች ሁሉ ለማንፀባረቅ እንዲሁም ግብርን እና ሂሳብን ለማቃለል ነው ፡፡ በሂሳብ ሰነዶች ውስጥ የተካተቱት ሁሉም መረጃዎች አስተማማኝ እና ለመረዳት የሚያስችሉ መሆን አለባቸው ፡፡ ለምሳሌ ፣ የሂሳብ መግለጫ ካቀዱ ታዲያ የሥራው ይዘት በድብቅ መፃፍ የለበትም ፣ የእሱ ይዘት በግልጽ እና በግልጽ ሊገለጽ ይገባል።
ሰነዶቹ በአስተዳዳሪው ወይም በዳይሬክተሩ ትእዛዝ በሚፀድቅ ሰው መቅረብ አለባቸው ፡፡ የሂሳብ አያያዝ ሰነዶች ክዋኔው በተጠናቀቀበት ቀን ወይም ከተጠናቀቀ በኋላ ተዘጋጅተዋል ፡፡ ለምሳሌ ፣ በወሩ መጀመሪያ ላይ ነዳጅ ይበላል ፣ ይህ በየቀኑ ለሠላሳ ቀናት ይደረጋል ፡፡ የሂሳብ ባለሙያው በሚቀጥለው ወር የመጀመሪያ ቀን ላይ የነዳጆች እና የቅባቶችን ፍጆታ ማስላት እና የሂሳብ መግለጫ ማውጣት ይችላል።
በሰነዶቹ ላይ የሚደረጉ ማናቸውም ለውጦች አይፈቀዱም ፡፡ ስህተት ካስተዋሉ የእርምት ማዘዣ መስጠት አለብዎት። ከዚያ ሌላ ሰነድ ይሳሉ ፣ ወደፊትም ከቀዳሚው ጋር መጠናከር ያለበት።
የሂሳብ ሰነዶች በወረቀት እና በኤሌክትሮኒክ መልክ ሊሰጡ ይችላሉ ፡፡ ግን የመጨረሻውን ዘዴ ከተጠቀሙ ታዲያ አስፈላጊ ከሆነ ለክልል ባለሥልጣናት ለምሳሌ ለግብር ቢሮ ለማስረከብ አስፈላጊ ስለሆነ አንድ ቅጂ ማተም አለብዎት ፡፡
