ብዙ ኩባንያዎች የባለቤትነት ቅርፃቸው ምንም ይሁን ምን በየአመቱ በየአመቱ እንቅስቃሴ ውጤቶች ላይ ይፋዊ ሪፖርቶችን ያዘጋጃሉ ፡፡ እነዚህ ሰነዶች ለአጠቃላይ ህዝብ የመረጃ ምንጭ ሆነው ያገለግላሉ ፣ በተመሳሳይ ጊዜም የድርጅቱን ውጤታማነት ወይም ውጤታማነት የሚያሳዩ ማስረጃዎች ናቸው ፡፡
የባለአክሲዮኖች ስብሰባ በኩባንያው የወደፊት ዕጣ ፈንታ ፣ የድርጅቱን ሥራዎች በሕዝብ መገምገም ወዘተ ላይ በመመርኮዝ ዓመታዊ ሪፖርቱ ምን ያህል በተዘጋጀበት ሁኔታ ላይ የተመሠረተ ሊሆን ይችላል ፡፡ በሌላ አነጋገር ዓመታዊ ሪፖርቱን የሚያዳብረው ልዩ ባለሙያ ወይም የመዋቅር ክፍል ዝና በመጨረሻው ሰነድ ጥራት ላይ ብቻ ሳይሆን በድርጅቱ ተጨማሪ እድገት ላይ የተመረኮዘ መሆኑን ማወቅ አለበት ፡
ብዙውን ጊዜ ዓመታዊ ሪፖርቱን የማዘጋጀት ሥራ በአመታዊው የጠቅላላው ኩባንያ እንቅስቃሴ ላይ መረጃ የማሰባሰብ ተግባራትን በሚያከናውን የትንተና ክፍል ወይም በሌላ መዋቅራዊ ክፍል ላይ ይወርዳል ፡፡
እንደ ድርጅቱ እንቅስቃሴ ዓይነት እና ሰነዶቹ የታሰቡበት የአድማጮች ባህሪ ላይ በመመርኮዝ ሪፖርቱ በውስጣዊ ሰነዶች ዘይቤ ወይም ለብዙዎች አንባቢዎች በይፋዊ መረጃ ሊቆይ ይችላል ፡፡ ለድርጅቱ መስራች ሠራተኞች እና ባለአክሲዮኖች ለቀረቡ ሪፖርቶች የውስጥ ሰነዶች ዘይቤ ይከተላል ፡፡ በዚህ ሁኔታ በሪፖርቱ የበለጠ ትኩረት የተሰጠው በእቅዱ ውስጥ የተቀመጡትን ዋና ዓላማዎች ለማሳካት በገንዘብ አፈፃፀም ፣ በኢኮኖሚ ብቃት እና አፈፃፀም ላይ ነው ፡፡
ለህዝባዊ ሪፖርት ፣ እንደ አንድ ደንብ በይፋዊ ድር ጣቢያ ለሕዝብ እይታ የታተመ ፣ የድርጅቱን እንቅስቃሴ ፣ ተግባሮቹን እና ተልእኮውን የበለጠ ዝርዝር መግለጫ ይፈለጋል ፡፡ ከቀረቡት መረጃዎች ውስጥ የተወሰኑት ዝርዝር ማብራሪያ ይፈልጋሉ ፣ ለዚህም የተለየ ክፍል እየተዘጋጀ ነው ፡፡ እንደ ደንቡ ፣ የትንታኔያዊ አገልግሎቶች ከህዝብ ግንኙነት ባለሙያዎች ጋር የጠበቀ ትብብር በማድረግ የህዝብን መረጃ በማዘጋጀት ላይ ተሰማርተዋል ፣ መረጃዎችን እንደ አስፈላጊነቱ በመመርኮዝ የማረም እድል አላቸው ፡፡
የሪፖርቱ ዒላማ ታዳሚዎች ተፈጥሮ ምንም ይሁን ምን ማንኛውም የመጨረሻ ሰነድ በግልፅ በክፍል ተከፋፍሏል ፡፡ በአንደኛው ክፍል ውስጥ እንደ አንድ ደንብ በድርጅቱ ፊት የተቀመጡት ተግባራት እና የእነሱ ስኬት ውጤቶች ተሰጥተዋል ፡፡ የሚከተሉት ለዓመቱ የገንዘብ ውጤቶች እና የምርት ውጤቶች ናቸው ፡፡
የመጨረሻው ክፍል እንደ አንድ ደንብ የኩባንያው ማህበራዊ እንቅስቃሴዎች ናቸው ፡፡ እንደ ደንቡ ይህ መረጃ በአደባባይ ሪፖርት ውስጥ የተካተተ ሲሆን የድርጅቱን ማህበራዊ ተኮር ፖሊሲ ውጤቶችን ያቀርባል ፡፡ በሪፖርቱ ውስጥ ለማካተት ቁሳቁሶች እንደመሆናቸው መጠን በማኅበራዊ ድጋፍ መስክ ከፍተኛ ጥቅሞች ፣ የበጎ አድራጎት እንቅስቃሴዎች ውጤቶች ፣ ወዘተ የድርጅቱ ተወካዮች ሽልማት ሲሰጥ መረጃ ይወሰዳል ፡፡
በሪፖርቱ ውስጥ እንዲንፀባረቅ መረጃን በሚመርጡበት ጊዜ የቀረቡትን መረጃዎች ተጨባጭነት ጠብቆ ማቆየት አስፈላጊ መሆኑን መታወስ አለበት ፡፡ በተወሰኑ አመልካቾች ውስጥ የኩባንያው ተግባራት ውጤቶች ከተስማሙ የራቁ ወይም በቂ አፈፃፀም የሚያመለክቱ ቢሆኑም እንኳ ይህ ደንብ መከበር አለበት ፡፡ ሪፖርቱ ስለዚህ ጉዳይ ሲናገር እንዲህ ያሉ ውጤቶችን ያስከተሏቸውን ሊሆኑ የሚችሉ ምክንያቶችን የሚያንፀባርቅ ከመሆኑም በላይ በመጪው ጊዜ ውስጥ ችግሩን ለማስወገድ የታለመውን የታዳሚውን ትኩረት ወደ ጽኑ ዓላማው ሊያስተካክል ይገባል ፡፡
