የንግድ ደብዳቤ የንግድ ልውውጥ ዋና አካል ነው ፡፡ የኩባንያው አዎንታዊ ምስል የተመካው በተዘጋጀው ሰነድ ማንበብና መጻፍ ላይ ነው ፡፡ የንግድ ሥራ ደብዳቤዎች በድርጅቱ ፀሐፊዎች እና ረዳት ሥራ አስፈፃሚዎች የተፃፉ ናቸው ፡፡
የንግድ ደብዳቤ ማጠናቀር
የንግድ ደብዳቤ መጻፍ የግድ ግብ አለው-ትብብርን መስጠት ፣ ለድርጅቱ ሽያጮችን መጨመር ፣ ሸቀጦችን የመክፈል ሂደቱን ማፋጠን ፣ የይገባኛል ጥያቄ ማቅረብ ፣ ስለ አንድ ነገር ማመስገን ፣ ስምምነት መደምደም ፣ እንኳን ደስ አለዎት ፡፡ ደብዳቤው ከተለየ ዓላማ ጋር መቀናበር አለበት እና በውስጡ በተቻለ መጠን ሊገለጽ ይገባል ፡፡ ደብዳቤውን ለመላክ የሚሄዱበትን የኩባንያውን ዝርዝር መረጃ መፈለግዎን እርግጠኛ ይሁኑ ፡፡ ሊኖር ስለሚችል አጋር ከፍተኛውን ማወቅ ያስፈልግዎታል ፡፡
ብዙውን ጊዜ ኩባንያዎች ሸቀጦችን ወይም አገልግሎቶችን የሚያቀርቡ ብዙ ደብዳቤዎችን ይልካሉ ፣ ግን በተመሳሳይ ጊዜ ስለ አድናቂዎች መረጃ አነስተኛ ነው። ይህ የሁሉም ጀማሪዎች ነጋዴዎች ዋና ስህተት ነው ፡፡ ለነገሩ ፣ ለደብዳቤ ተቀባዩ በግል እየተነጋገሩ መሆናቸውን ማወቅ ሁል ጊዜም የበለጠ ደስ የሚል ነው ፡፡ ሰውን በስም ማነጋገር ለምሳሌ ለስኬት የሽያጭ ደብዳቤ መሠረት ነው ፡፡ እንዲሁም የአድራሻውን ስም ባታውቁም እንኳ በማንኛውም ሁኔታ የሰውዬውን አቋም በሚጠቅሱበት ጊዜ በአህጽሮት ስሪት መጻፍ አይችሉም ፡፡
የንግድ ደብዳቤ ዲዛይን
በሐሳብ ደረጃ እያንዳንዱ ኩባንያ የራሱ የሆነ የምርት ስም አለው ፡፡ የንግድ ደብዳቤ የተቀረፀበት በእሱ ላይ ነው ፡፡ በደብዳቤው ላይ ሁልጊዜ የድርጅቱን ስም ፣ ትክክለኛ እና ህጋዊ ቦታን ፣ እውቂያዎችን ፣ ድር ጣቢያ ፣ የኢሜል አድራሻ ፣ አርማ እና ስለ ድርጅቱ ሌሎች መረጃዎችን ይ containsል የንግድ ደብዳቤ ህዳጎች-ታች ፣ ከላይ ፣ ቀኝ እና ግራ መደበኛ መጠኖች አሏቸው ፡፡ ሁሉም ሰነዶች ወደ መዝገብ ቤቱ ስለሚላኩ የግራ ህዳግ 3 ሴ.ሜ ነው ፡፡ የቀኝ ህዳግ - 1.5 ሴ.ሜ. የላይኛው እና የታችኛው መግቢያ 1 ሴ.ሜ
እያንዳንዱ የንግድ ደብዳቤ በመሃሉ ላይ አጭር እና የሚስብ አርዕስት ይጀምራል ፡፡ ርዕሱ በእርግጠኝነት የጽሑፉን ይዘት ያሳያል ፡፡ የንግድ ደብዳቤው ራስጌ ይ containsል-የተቀባዩ ኩባንያ ስም ከሙሉ ስም ጋር እንዲሁም የተቀባዩ ሰው አቀማመጥ (በላይኛው ቀኝ ጥግ ላይ) ፡፡ ከራስጌው በታች ያለው የላይኛው ግራ ጥግ የምዝገባ (የወጪ) ደብዳቤ ቁጥር እና ቀንን የሚያመለክት ቦታ ነው ፡፡ የንግድ ደብዳቤ እንደ የምላሽ ደብዳቤ ከተፃፈ ታዲያ ይህ ደብዳቤ ለየትኛው ሰነድ ምላሽ እንደሚሰጥ ማመልከት አለብዎት ፡፡ የንግድ ደብዳቤው ርዕስ ከሰነዱ ቀን እና ቁጥር በኋላ ተገልጧል ፡፡ የላኪው ፊርማ በደብዳቤው መጨረሻ ላይ ተገልጧል ፡፡ እንዲሁም ፣ ሙሉ ስም እና ቦታ መፃፍ አለባቸው።
ደብዳቤው ስለ ኩባንያው ማንኛውንም የገንዘብ መረጃ የያዘ ከሆነ የዋና የሂሳብ ሹም ፊርማም ከታች መሆን አለበት ፡፡ የፊርማዎች ቅደም ተከተል እንደሚከተለው ነው-በመጀመሪያ የዋና ዳይሬክተሩ ፊርማ እና ከሱ በታች ዋና የሂሳብ ሹም ፡፡ እንዲሁም በደብዳቤው መጨረሻ ላይ የድርጅቱ ኦፊሴላዊ ማህተም በፊርማው ላይ ተጣብቋል ፡፡ ታይምስ ኒው ሮማን 12 ኛ መጠን እና ነጠላ ክፍተት ለመደበኛ የንግድ ልውውጥ መስፈርት ነው ፡፡ በፋክስ ወይም በኢሜል ሳይሆን በጣም ከባድ የሆነ የንግድ ሥራ ደብዳቤን በፖስታ መላክ የተለመደ ነው ፡፡ ተላላኪው ደብዳቤውን ለሥራ አስኪያጁ ወይም ለፀሐፊው በግል ያደርሳል ፡፡ እንዲህ ዓይነቱ ደብዳቤ በትልቁ ኩባንያ ፖስታ ውስጥ መቅረብ አለበት ፣ እሱም በአጻጻፍ ዘዴ የታተመ። ይህ ሁሉ የሚሠራው የኩባንያውን ተስማሚ ምስል ለመፍጠር ነው ፡፡
