የባንክ ሰነዶች በአይነት በተለየ አቃፊዎች ውስጥ ይከማቻሉ እና ብዙውን ጊዜ በቅደም ተከተል ቅደም ተከተል ፡፡ ምርጫው የሚከናወነው ለሰነዶች ምስረታ ኃላፊነት ባለው ሠራተኛ ነው ፡፡ አንድ ልዩ ኮሚሽን ጊዜ ያለፈባቸውን ሰነዶች ስለማጥፋት ይመለከታል ፡፡
የባንክ ሰነዶችን ማከማቸት የሚከናወነው በእራሳቸው ባንኮች እና ሂሳባቸውን በሚይዙ ድርጅቶች ነው ፡፡ በአንድ ተቋም ውስጥ የማከማቻ ቅደም ተከተል ከሌላው ውስጥ ካለው የማከማቻ ቅደም ተከተል በመጠኑ ሊለያይ ይችላል ፡፡
የባንክ ሰነዶች እንዴት በድርጅቶች ውስጥ ይቀመጣሉ?
በድርጅቱ ውስጥ ካሉ የባንክ ሰነዶች የገንዘብ ግብይቶችን አሠራር የሚያረጋግጡ ሲሆን በሂሳብ መዝገብ ውስጥም ይንፀባርቃሉ ፡፡ የማስቀመጫቸው ቦታ የሂሳብ ክፍል ሲሆን ሰራተኞቹ በሂሳብ እና በባንኮች ሁኔታ ውስጥ ሁሉንም ወረቀቶች በልዩ አቃፊዎች በአይነት ሊከፋፈሉ ይችላሉ ፡፡ አንድ ድርጅት በርካታ የወቅቱ መለያዎች ካሉት ከዚያ የምንዛሪ መለያ ከሆነ ለእያንዳንዱ የተለየ አቃፊ ይፈጠራል ፣ ከዚያ የመለያው ምንዛሬ በሽፋኑ እና አከርካሪው ላይ ተገልጧል። ቅደም ተከተል ቅደም ተከተል ለእያንዳንዱ ሂሳብ መግለጫዎችን ለመመዝገብ ጥቅም ላይ ይውላል ፡፡ እያንዳንዱ መግለጫ የክፍያ ሰነዶችን እና ለእያንዳንዱ የግብይት ቀን ክፍያ ምክንያቶችን ያካተተ ማሰሪያ አለው ፡፡
ለተከፈለባቸው ደረሰኞች የተለየ አቃፊ ተፈጥሯል። የምንዛሬ ቁጥጥር ሰነዶች በተለየ አቃፊዎች ውስጥ ይቀመጣሉ ፣ እዚያም ከገንዘብ መለያዎች ጋር አብሮ በመስራት ላይ ሁሉንም መረጃዎች ማግኘት ይችላሉ። ስለ ግብይቶች ፓስፖርቶች ፣ ስለ ሥራ ማረጋገጫ ወይም ስለ ተከናወኑ አገልግሎቶች ማረጋገጫ የምስክር ወረቀቶች ፣ ስለ የውጭ ምንዛሪ ግብይቶች የምስክር ወረቀቶች እና ስለ ሌሎች እየተነጋገርን ነው ፡፡ የሰነዶቹ መጠን አነስተኛ ከሆነ የሰነዱን ቁጥር ፣ መጠን እና ቀን የሚያመለክቱ በቂ ምዝገባዎች ይኖራሉ ፡፡
ሰነዶች በንግድ ባንኮች ውስጥ እንዴት እንደሚከማቹ
እነዚህ ተቋማት የባንኩን የገንዘብ እና የኢኮኖሚ እንቅስቃሴ እና የደንበኞችን የሰፈራ እና የክፍያ ሰነዶች የሚያረጋግጡ ሰነዶችን ያከማቻሉ። ለእነሱ ኃላፊነት ሥራ አስኪያጁ እና ዋናው የሂሳብ ሹም ነው ፡፡ ሁለቱም የወረቀት እና የኤሌክትሮኒክ ሰነዶች ለማከማቸት የተጋለጡ ናቸው ፡፡ ልዩ ፈቃድ ለማግኘት የሚያስፈልጉዎት ወረቀቶች በልዩ ማከማቻ ተቋም ውስጥ ይቀመጣሉ ፡፡ ፈቃዱ በዋና የሂሳብ ሹም ወይም በምክትሉ መፈረም አለበት ፡፡
የመታሰቢያ ሰነዶች ፋይል በየቀኑ ይከናወናል ፣ ለዚህ ለዚህ የተለየ አቃፊ ተዘጋጅቷል ፣ በውስጡም ሰነዶች በቅደም ተከተል ቅደም ተከተል ይቀመጣሉ። ምርጫው የሚከናወነው ለትክክለኛው የፋይናንስ ሰነዶች ምስረታ ኃላፊነት ባለው ሠራተኛ ነው ፡፡ ሌሎች አቃፊዎች በጥሬ ገንዘብ የገንዘብ ወረቀቶች እና በደንበኞች ተቀማጭ ገንዘብ ላይ መረጃን የሚያንፀባርቁ ወረቀቶችን ያቀፉ ናቸው ፡፡ በውድ ማዕድናት ላይ ስለ ክዋኔዎች መረጃን የያዘ መረጃ ወደ ተለያዩ አቃፊዎች ይመዘገባል ፡፡
የተወሰኑ የሰነዶች ዓይነቶችን በተለያዩ አቃፊዎች ውስጥ የማስቀመጥ አስፈላጊነት እያንዳንዱ ወረቀት የራሱ የሆነ የመደርደሪያ ሕይወት ስላለው ነው ፡፡ ይህ ሰነዶችን በኤሌክትሮኒክ መልክ ለማከማቸትም ይሠራል ፡፡ ሰነዶች ካለቀባቸው የማከማቻ ጊዜ ጋር ለማጥፋት አንድ ልዩ ኮሚሽን ተሰብስቧል ፣ አባላቱ እያንዳንዱን ወረቀት የሚመለከቱ እና ከዚያ በኋላ ጊዜው ያለፈበት የማከማቻ ጊዜ ያላቸው ሰነዶች እንደጠፉ የሚያረጋግጥ ልዩ ድርጊት ይሙሉ ፡፡
