ጉዳዮችን ወደ መዝገብ ቤቱ ማዘጋጀት እና ማስረከብ የሥራው ፍሰት አንድ ወሳኝ አካል ነው ፡፡ የእነሱ ምዝገባ የሚጀመረው ሰነዶቹ ከተመዘገቡበት ጊዜ አንስቶ በድርጅቱ ውስጥ ሲሆን የቀን መቁጠሪያው ዓመት ወይም የማከማቻ ጊዜዎች መጨረሻ ላይ ወደ መዝገብ ቤቱ በማስተላለፍ ይጠናቀቃል። በአንዳንድ ሁኔታዎች ፋይሎች ከአንድ ዓመት በላይ ይቀመጣሉ ፡፡ እነዚህ ለምሳሌ ከሠራተኛ መዝገቦች ጋር የተያያዙ ሰነዶችን ያካትታሉ ፡፡
መመሪያዎች
ደረጃ 1
ስለዚህ በማህደሩ ውስጥ ጉዳዮችን ለማስገባት የአሠራር ሂደት ብዙ ጊዜ አይፈጅም ፣ አሁን ባለው የሥራ ፍሰት ወቅት ለምዝገባዎቻቸው ደንቦችን መከተል አለብዎት ፡፡ ጉዳዮችን ወደ መዝገብ ቤቱ ለቋሚ ወይም ለጊዜያዊ ማከማቻ ሲያስተላልፉ ሰነዶችን ፣ የቁጥር ወረቀቶችን መስፋት ፣ በስራ መመሪያ የሚሰጥ ከሆነ የመጨረሻውን ጽሑፍ መጻፍ እና እንዲሁም የውስጥ ቆጠራ ማውጣት ያስፈልግዎታል ፡፡
ደረጃ 2
በተመሳሳይ ጊዜ የድርጅቱን ወይም የድርጅቱን ስም ፣ ማውጫውን በጉዳዮች ስያሜ መሠረት የሚመለከተው መረጃ ፣ ጉዳዩ የሚከፈትበት እና የሚዘጋበት ቀን እንዲሁም የተከማቸበት ጊዜ በተላለፈው ፋይል ርዕስ ገጽ ላይ ተገልጻል ፡፡ ወደ ማህደሩ
ደረጃ 3
ለመመዝገብ ሰነዶች በተለየ ጠንካራ ሽፋን አቃፊ ውስጥ ይመዘገባሉ። ሰነዱ የተለየ እሴት ካለው ፣ እንደ ደንቡ ፣ የተሰፋ አይደለም ፣ ግን በፋይል ወይም በፖስታ ውስጥ አስገብቶ ከጉዳዩ ጋር ተያይዞ። በተሰፋው እና በቁጥር ጉዳዩ መጨረሻ ላይ የማረጋገጫ ወረቀት ይቀመጣል ፣ እና መጀመሪያ ላይ - የውስጥ ዝርዝር። በዚህ ሁኔታ የጉዳዩ ውፍረት ከ 40 ሚሊ ሜትር መብለጥ የለበትም ፣ እና የሉሆች ብዛት ከ 250 መብለጥ የለበትም ፡፡
ደረጃ 4
በቋሚነት በማህደር ውስጥ ለተከማቹ ጉዳዮች ፣ እንዲሁም ለጊዜው ፣ ግን ከ 10 ዓመት ባላነሰ ጊዜ ጉዳዮችን ወደ መዝገብ ቤቱ ለማዘዋወር የሚያስችል ዝርዝር ተዘጋጅቷል ፡፡ በተመሳሳይ ጊዜ ከሠራተኛ መዝገቦች ጋር ለሚዛመዱ ሰነዶች የተለየ ቆጠራ ተዘጋጅቷል ፡፡ የጉዳዮች ስሞች በውስጡ ገብተዋል ፣ እያንዳንዳቸው የመለያ ቁጥር የተሰጣቸው ሲሆን የስም ማውጫ ኮድም ይጠቁማል ፡፡ ፋይሎቹ በድርጅቱ መዝገብ ቤት ውስጥ ቢቆዩ የዕቃ ዕቃዎች በአንድ ቅጅ የተሠሩ ናቸው ፡፡ ፋይሎቹ ወደስቴቱ መዝገብ ቤቶች እንዲዛወሩ ከተፈለገ አራት ቅጂዎች ሊኖሩ ይገባል ፡፡
ደረጃ 5
ከ 10 ዓመት ባነሰ ጊዜ ከተጠናቀቁ በኋላ ለማከማቸት የተጋለጡ ጉዳዮች በድርጅቱ አመራሮች ውሳኔ ሊቀመጡ ይችላሉ ፡፡ ጉዳዮችን የማስረከብ አስፈላጊነት በመዝገቡ የሥራ ጫና ፣ በአሮጌ ሰነዶች ተደራሽነት ብዛት ፣ ወዘተ ላይ የተመሠረተ ነው ፡፡
